Usar efectivamente el correo electrónico

Es útil, es casi una bendición. comunicación inmediata a lo largo y a lo ancho del mundo. Y sin embargo... ¡llega un minuto que nos satura!
Contribuye a usar correctamente el correo electrónico con esta interesante nota de Gilberto Brenson

EL BENDITO RETO DEL CORREO ELECTRÓNICO

 

Nada en el mundo de hoy ha aumentado más nuestra eficiencia que el correo electrónico y los mensajes de texto, mientras reduce cada día más nuestra eficacia. Es una bendición tener el mundo en la palma de la mano en forma de Blackberry y fácilmente puede convertirse en un infierno de basura, pérdida de tiempo, malos entendidos y errores de interpretación. Sin las claves de tonos de voz y lenguaje corporal de la otra persona, presentes en la comunicación cara a cara, podemos perder grandes partes del significado del mensaje. Entonces ¿cómo podemos mejorar la eficacia de nuestros mensajes y, por ende, la calidad de nuestra comunicación?
Dr. James Manktelow de Mind Tools. Ltda. de Londres, usa un pequeño “checklist” que puede ser tan útil para Uds. como ha sido para mí. Según Manktelow, cada comunicación escrita debe cumplir las 7C:

• CLARA: El objetivo de tu mensaje, lo que quiere comunicar, preguntar o pedir, debe ser claro para ti y para los que lo reciben.
• CONCISA: Generalmente es mejor evitar frases y palabras innecesarias, “editoriales”, repeticiones o “dorar la píldora”.
• CONCRETA: Cuando tu mensaje es concreto, tu audiencia tiene una imagen clara de lo que quieres, con detalles suficientes y un foco. Palabras abstractas aumentan la confusión.
• CORRECTA: El mensaje contiene datos dignos de confianza cuadra con las necesidades y entendimientos del la(s) otra(s) persona(s).
• COHERENTE: El mensaje es lógico, fluido y conectado con el tema principal.
• COMPLETA: Contiene la información necesaria y pide una acción o expectativa específica.
• CORTÉS: “Lo cortés no quita lo valiente”. La comunicación es transparente, honesta y sin sarcasmos u otra agresividad pasiva.

 

Finalmente, conviene recordar:
• Las copias que mandas deben servir para adelantar el propósito del mensaje, no tu imagen o tu ego.
• No escribas lo que no quieres que sea publicado en el Internet.

 

 

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Gilbert Brenson Lazan - Founding Partner
AMAUTA INTERNATIONAL, LLC